Một khóa (key) là một cột trong bảng dữ liệu mà mỗi giá trị của nó là duy nhất và không thể trùng lặp. Khóa được sử dụng để xác định một cách duy nhất mỗi hàng trong bảng dữ liệu và cho phép bạn thực hiện các thao tác như thêm, sửa, xóa hay liên kết các bảng với nhau.
Khóa còn được gọi là ID (identifier) hoặc mã số. Khóa có thể là một số, một chữ cái, một từ hay một ký tự đặc biệt. Tuy nhiên, không phải loại data nào cũng có thể được sử dụng làm khóa. Các loại data không nên được sử dụng làm khóa là:
Data có thể thay đổi theo thời gian, ví dụ như ngày tháng, giờ, giá tiền…
Data có thể bị trùng lặp hoặc không duy nhất, ví dụ như tên, email, số điện thoại…
Data có độ dài quá lớn hoặc quá nhỏ, ví dụ như một đoạn văn bản, một ký tự…
Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một ứng dụng quản lý khách hàng, bạn có thể có một bảng dữ liệu như sau:
Trong trường hợp này, bạn có thể chọn cột Mã khách hàng làm khóa cho bảng dữ liệu, vì mỗi mã khách hàng là duy nhất và không bị lặp lại. Bạn không nên chọn cột Tên khách hàng hay Email làm khóa, vì có thể có nhiều khách hàng có cùng tên hay email.
Để thiết lập khóa cho một cột trong appsheet, bạn cần vào phần Data > Columns > chọn bảng dữ liệu > chọn cột > chọn Key > Yes.
Sau khi thiết lập khóa cho một cột, bạn có thể sử dụng các tính năng của appsheet như tạo biểu mẫu nhập liệu, tạo biểu đồ thống kê, tạo quan hệ giữa các bảng hay tạo công thức tính toán.
Các loại khóa trong appsheet
Appsheet hỗ trợ ba loại khóa. Từ tốt nhất đến xấu nhất, các loại khóa này là:
Khóa tự nhiên (Natural keys)
Khóa do hệ thống tạo ra (System-generated keys)
Khóa dựa trên số thứ tự hàng (Row number keys) (không khuyến khích)
Khóa tự nhiên (Natural keys)
Nhiều bảng dữ liệu có một khóa tự nhiên, là một trường đơn hoặc một kết hợp của nhiều trường mà duy nhất xác định mỗi hàng trong bảng.
Khóa tự nhiên đơn cột (Natural single-column keys)
Bảng dữ liệu của bạn có thể có một trường chứa một giá trị duy nhất xác định mỗi hàng. Ví dụ, một bảng Nhân viên có thể có một trường Mã nhân viên chứa một mã nhân viên duy nhất. Khi có một trường như vậy, nó là một khóa lý tưởng.
Ví dụ:
Trong bảng này, cột Mã nhân viên là một khóa tự nhiên đơn cột, vì nó chứa các giá trị duy nhất và không thay đổi theo thời gian.
Khóa do hệ thống tạo ra (System-generated keys)
Một số bảng dữ liệu không có khóa tự nhiên. Thay vào đó, bạn muốn hệ thống tạo ra một khóa duy nhất cho mỗi hàng mới.
Khóa ID hàng (Row ID key)
Một cách đơn giản để tạo ra một khóa do hệ thống tạo ra là sử dụng hàm UNIQUEID() trong thuộc tính Initial value của cột khóa. Hàm này sẽ tạo ra một giá trị văn bản duy nhất gồm 8 ký tự chữ và số cho mỗi hàng mới.
Ví dụ:
Trong bảng này, cột Mã sản phẩm là một khóa do hệ thống tạo ra bằng hàm UNIQUEID(). Cột này có Initial value là =UNIQUEID(), tức là tạo ra một giá trị văn bản duy nhất cho mỗi hàng mới.
Khóa tuần tự (Sequential keys)
Một số người dùng muốn có các khóa do hệ thống tạo ra theo thứ tự, ví dụ như 1, 2, 3… hoặc 1000, 1001, 1002… Các khóa tuần tự có thể phản ánh chính xác thứ tự mà các hàng được người dùng tạo ra lần đầu tiên. Tuy nhiên, appsheet hiện không hỗ trợ các khóa tuần tự vì các lý do sau:
Các khóa tuần tự có thể gây ra xung đột khi hai hoặc nhiều người dùng thêm hàng cùng lúc.
Các khóa tuần tự có thể gây ra lỗi khi người dùng thêm hàng khi ngoại tuyến.
Khóa ngẫu nhiên (Random keys)
Một phương án thay thế cho các khóa do hệ thống tạo ra theo thứ tự, là các khóa do hệ thống tạo ra ngẫu nhiên.
Appsheet hiện hỗ trợ hai cơ chế để tạo ra các khóa ngẫu nhiên:
Hàm UNIQUEID() tạo ra một giá trị văn bản duy nhất gồm 8 ký tự chữ và số.
Hàm RANDBETWEEN(lower-bound, upper-bound) tạo ra một giá trị số ngẫu nhiên giữa lower-bound và upper-bound.
Khóa dựa trên số thứ tự hàng (Row number keys) (không khuyến khích)
Nếu bạn không chỉ định một khóa, và appsheet không thể tự động tìm được một khóa tốt, appsheet sẽ mặc định sử dụng số thứ tự hàng trong bảng tính làm khóa (ví dụ _RowNumber). Số thứ tự hàng không phải là một khóa tốt. Nếu các hàng bị di chuyển hoặc xóa, hoặc nếu người dùng thêm hoặc xóa hàng đồng thời, số thứ tự hàng cho mỗi hàng sẽ thay đổi và không có cách nào cho appsheet để xác định duy nhất hàng. Trình biên tập sẽ cho cảnh báo nếu số thứ tự hàng được chọn làm khóa.
Tại sao không sử dụng công thức bảng tính?
Trong bảng tính, đôi khi bạn muốn có một cột ID được tính toán bằng công thức bảng tính. Ví dụ, công thức bảng tính có thể tăng giá trị trong hàng trước đó. Điều này không hoạt động cho các khóa bảng dữ liệu trong appsheet vì hai lý do. Thứ nhất, các khóa phải duy nhất và không đổi theo thời gian, nhưng điều đó không thể đảm bảo với công thức bảng tính. Thứ hai, phải có thể tính toán công thức khi ứng dụng hoạt động ngoại tuyến, nhưng điều đó không thể với công thức bảng tính.
Chọn khóa tự động
Khi bạn kết nối bảng dữ liệu với appsheet, appsheet sẽ cố gắng tìm một cột phù hợp để làm khóa. Appsheet sẽ ưu tiên các cột có các điều kiện sau:
Có giá trị duy nhất cho mỗi hàng
Không có giá trị rỗng
Không có công thức bảng tính
Không có app formula
Không có initial value
Có loại data là Text, Number, DateTime hoặc Time
Nếu appsheet không tìm được cột nào thỏa mãn các điều kiện trên, nó sẽ chọn cột đầu tiên trong bảng làm khóa và hiển thị cảnh báo.
Các loại cột không thể được sử dụng làm khóa
Các loại cột sau không thể được sử dụng làm khóa trong bảng dữ liệu của bạn:
Các loại cột thay đổi, bao gồm:
ChangeCounter
ChangeLocation
ChangeTimestamp
Color
List
Progress
Show
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khóa trong appsheet, cách chọn loại data cho khóa và cách sử dụng nó.
Nếu bạn muốn tìm hiểu về Appsheet và cách sử dụng Appsheet có thể tham gia nhóm Google Appsheet ở Facebook với link như sau: https://www.facebook.com/groups/googleappsheet
Nếu bạn có thắc mắc hay góp ý gì, hãy để lại bình luận phía dưới. Cảm ơn bạn đã đọc!